Identifiez quelles données personnelles sont collectées, à quel moment et pour quelles finalités. Cette cartographie est essentielle pour comprendre les flux de données au sein de votre organisation et détecter d’éventuelles failles de conformité. Parmi les données personnelles, on inclut les informations comme les noms, adresses, emails, numéros de téléphone, etc. Le DPO vous aidera à identifier les données personnelles sensibles susceptibles de donner lieu à des traitements particuliers. 

Une AIPD est nécessaire lorsque le traitement des données présente un risque élevé pour les droits et libertés des individus. Cela implique d’identifier les risques liés à la sécurité et à la confidentialité des données, puis de prendre des mesures pour les atténuer. Le DPO réalisera l’AIPD en partenariat avec les interlocuteurs internes ou externes intervenant dans les traitement de données personnelles à risque.

Le RGPD exige que les utilisateurs soient informés de manière claire et transparente de la manière dont leurs données sont utilisées. Le consentement doit être explicite, et les utilisateurs doivent pouvoir le retirer facilement. Il est important de revoir vos formulaires de collecte de données, votre politique de confidentialité et vos conditions générales d’utilisation. Le DPO s’assure que le consentement est bien géré (solutions très souvent externes) notamment lors de la gestion des cookies sur des sites internet.

Protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes ou les altérations est une obligation du RGPD. Cela inclut des mesures comme le chiffrement, les contrôles d’accès, et la sensibilisation des employés à la sécurité des données. Les violations de données doivent être signalées aux autorités compétentes sous 72 heures par le DPO (qu’il soit externe ou interne).

Dans le respect du RGPD, les organisations doivent documenter les traitements des données personnelles qu’elles effectuent. Ce registre inclut des informations sur les catégories de données traitées, les finalités des traitements, les durées de conservation, et les mesures de sécurité mises en place. Ce registre doit être mis à jour régulièrement sous la responsabilité du DPO et peut être mis à disposition de la CNIL à tout moment.

Les individus ont des droits renforcés sous le RGPD, tels que le droit d’accès à leurs données personnelles, le droit à la rectification, le droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), et le droit à la portabilité des données. Le DPO s’assure que votre organisation est capable de répondre rapidement et efficacement à ces demandes.

La mise en conformité au RGPD est l’affaire de toute l’entreprise. Il est donc crucial de former l’ensemble des collaborateurs aux enjeux de la protection des données et aux bonnes pratiques à adopter pour garantir la sécurité des informations traitées. Le DPO peut être en mesure d’assurer la formation au RGPD ou de faire appel à des organismes spécialisés.

 Le respect du RGPD n’est pas un processus ponctuel, mais un effort continu. Le DPO veille à réaliser ou commanditer des audits (éventuellement externe) réguliers pour s’assurer que toutes les mesures prises restent efficaces et conformes aux exigences légales du RGPD.

Engager un DPO à temps plein peut être coûteux pour les PME. Avec un DPO externalisé / partagé, les coûts sont réduits grâce à une répartition entre plusieurs entreprises, tout en maintenant un niveau élevé de compétence et de service.

Un DPO externalisé / partagé apporte une expertise approfondie en matière de protection des données. Il reste au courant des évolutions législatives et des bonnes pratiques, vous permettant de bénéficier d’une expertise actualisée et pertinente.

En tant qu’expert externe, le DPO externalisé / partagé offre une grande flexibilité en s’adaptant aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il peut intervenir à distance ou sur site, selon vos besoins.

Le DPO externalisé / partagé effectuera ou fera exécuter en externe des audits réguliers pour évaluer les pratiques de traitement des données personnelles de votre entreprise. Il identifiera les risques potentiels et recommandera des actions correctives afin de maintenir votre conformité.

Le DPO externe définit des politiques et procédures adaptées aux activités de l’entreprise dans le respect du RGPD.

Le DPO externe en conformité avec le RGPD gère les demandes d’accès, de modification, ou de suppression des données des personnes concernées en s’assurant du traitement adapté.

Le DPO externe est le contact direct avec la CNIL en cas de contrôle ou de plainte concernant le traitement de vos données personnelles.

Le DPO externe propose des études de cas récentes, des données à jour sur les sanctions, et des ressources pratiques comme des check-lists et des outils d’évaluation.