DPO externalisé / partagé (Data Protection Officer)

: Assurez la Conformité des données de votre entreprise au RGPD

BORDEAUX GIRONDE – PARIS

Qu’est-ce qu’un DPO externalisé / partagé ?
Le Délégué à la Protection des Données (DPO), ou Data Protection Officer en anglais, est une personne clé pour toute entreprise qui collecte ou traite des données personnelles. Son rôle est de s’assurer que l’organisation respecte pleinement les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui régit la manière dont les données des citoyens de l’UE doivent être traitées et protégées.

Un DPO externalisé / partagé est une solution où plusieurs entreprises ou organisations se regroupent pour mutualiser les services d’un DPO externe, qui supervise la conformité de plusieurs entités. Cette approche est idéale pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui n’ont pas les ressources nécessaires pour embaucher un DPO à plein temps et vont disposer d’une compétence externe pertinente.

RGPD : comment se mettre en conformité ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur depuis le 25 mai 2018 et impose des règles strictes concernant la collecte, l’utilisation, le stockage et la protection des données personnelles. Être en conformité avec ce règlement est essentiel pour éviter des amendes élevées et protéger la vie privée des utilisateurs. Voici les étapes clés pour mettre votre organisation en conformité avec le RGPD.

Nommer un Data Protection Officer (DPO)

Dans certaines organisations, il est obligatoire de désigner un Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer en anglais (DPO). Ce rôle est crucial pour assurer la conformité et conseiller l’entreprise sur ses obligations en matière de protection des données. Le DPO sera également l’interlocuteur principal des autorités de contrôle (comme la CNIL en France). Le DPO peut être interne ou externe à l’organisation

Cartographier les données personnelles

Identifiez quelles données personnelles sont collectées, à quel moment et pour quelles finalités. Cette cartographie est essentielle pour comprendre les flux de données au sein de votre organisation et détecter d’éventuelles failles de conformité. Parmi les données personnelles, on inclut les informations comme les noms, adresses, emails, numéros de téléphone, etc. Le DPO vous aidera à identifier les données personnelles sensibles susceptibles de donner lieu à des traitements particuliers. 

Réaliser une Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD)

Une AIPD est nécessaire lorsque le traitement des données présente un risque élevé pour les droits et libertés des individus. Cela implique d’identifier les risques liés à la sécurité et à la confidentialité des données, puis de prendre des mesures pour les atténuer. Le DPO réalisera l’AIPD en partenariat avec les interlocuteurs internes ou externes intervenant dans les traitement de données personnelles à risque.

Informer les utilisateurs et obtenir leur consentement

Le RGPD exige que les utilisateurs soient informés de manière claire et transparente de la manière dont leurs données sont utilisées. Le consentement doit être explicite, et les utilisateurs doivent pouvoir le retirer facilement. Il est important de revoir vos formulaires de collecte de données, votre politique de confidentialité et vos conditions générales d’utilisation. Le DPO s’assure que le consentement est bien géré (solutions très souvent externes) notamment lors de la gestion des cookies sur des sites internet.

Mettre en place des mesures de sécurité adaptées

Protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes ou les altérations est une obligation du RGPD. Cela inclut des mesures comme le chiffrement, les contrôles d’accès, et la sensibilisation des employés à la sécurité des données. Les violations de données doivent être signalées aux autorités compétentes sous 72 heures par le DPO (qu’il soit externe ou interne).

Tenir un registre des activités de traitement

Dans le respect du RGPD, les organisations doivent documenter les traitements des données personnelles qu’elles effectuent. Ce registre inclut des informations sur les catégories de données traitées, les finalités des traitements, les durées de conservation, et les mesures de sécurité mises en place. Ce registre doit être mis à jour régulièrement sous la responsabilité du DPO et peut être mis à disposition de la CNIL à tout moment.

Respecter les droits des personnes concernées

Les individus ont des droits renforcés sous le RGPD, tels que le droit d’accès à leurs données personnelles, le droit à la rectification, le droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), et le droit à la portabilité des données. Le DPO s’assure que votre organisation est capable de répondre rapidement et efficacement à ces demandes.

Former vos équipes

La mise en conformité au RGPD est l’affaire de toute l’entreprise. Il est donc crucial de former l’ensemble des collaborateurs aux enjeux de la protection des données et aux bonnes pratiques à adopter pour garantir la sécurité des informations traitées. Le DPO peut être en mesure d’assurer la formation au RGPD ou de faire appel à des organismes spécialisés.

Évaluer régulièrement la conformité

 Le respect du RGPD n’est pas un processus ponctuel, mais un effort continu. Le DPO veille à réaliser ou commanditer des audits (éventuellement externe) réguliers pour s’assurer que toutes les mesures prises restent efficaces et conformes aux exigences légales du RGPD.

Comprendre les avantages d’un DPO externalisé / partagé ?

Conformité garantie avec le RGPD

Le rôle principal du DPO externalisé / partagé est d’assurer la mise en conformité du RGPD en mettant en place des politiques et des procédures de gestion des données conformes.

Économies substantielles

Engager un DPO à temps plein peut être coûteux pour les PME. Avec un DPO externalisé / partagé, les coûts sont réduits grâce à une répartition entre plusieurs entreprises, tout en maintenant un niveau élevé de compétence et de service.

Expertise spécialisée

Un DPO externalisé / partagé apporte une expertise approfondie en matière de protection des données. Il reste au courant des évolutions législatives et des bonnes pratiques, vous permettant de bénéficier d’une expertise actualisée et pertinente.

Flexibilité

En tant qu’expert externe, le DPO externalisé / partagé offre une grande flexibilité en s’adaptant aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il peut intervenir à distance ou sur site, selon vos besoins.

Audit et analyse régulière

Le DPO externalisé / partagé effectuera ou fera exécuter en externe des audits réguliers pour évaluer les pratiques de traitement des données personnelles de votre entreprise. Il identifiera les risques potentiels et recommandera des actions correctives afin de maintenir votre conformité.

Quel est le rôle d’un DPO externalisé / partagé ?

Audit de conformité RGPD

Le DPO externe analyse les pratiques actuelles de l’entreprise en matière de gestion des données personnelles.

Mise en œuvre de la politique de protection des données

Le DPO externe définit des politiques et procédures adaptées aux activités de l’entreprise dans le respect du RGPD.

Sensibilisation et formation

Le DPO externe s’assure de la formation du personnel sur les meilleures pratiques de protection et de traitement des données dans le cadre du RGPD.

Gestion des droits des personnes

Le DPO externe en conformité avec le RGPD gère les demandes d’accès, de modification, ou de suppression des données des personnes concernées en s’assurant du traitement adapté.

Interlocuteur avec la CNIL

Le DPO externe est le contact direct avec la CNIL en cas de contrôle ou de plainte concernant le traitement de vos données personnelles.

Surveillance et conseil continu

Le DPO externe propose des études de cas récentes, des données à jour sur les sanctions, et des ressources pratiques comme des check-lists et des outils d’évaluation.

En quoi consiste l’offre “Assistance DPO” ?

Audit initial

Le DPO externe réalise un audit complet de votre entreprise pour identifier vos besoins en matière de protection des données.

Plan d’action

Sur la base de cet audit, le DPO externe développe un plan d’action personnalisé pour assurer votre conformité des traitements de données personnelles au RGPD.

Suivi continu

Le DPO externalisé / partagé assure une surveillance continue, offre des conseils, et veille à ce que toutes les actions nécessaires soient mises en œuvre.

Rapports et recommandations

Des rapports réguliers sont fournis par le DPO externe pour vous tenir informé de votre niveau de conformité et des mesures à prendre.

Faut-il choisir un DPO externe ?

Notre équipe de DPO externalisé / partagé est composée de professionnels expérimentés, experts en protection des données et en conformité RGPD. Nous comprenons les défis spécifiques auxquels font face les PME, et nous offrons des solutions sur-mesure adaptées à votre taille et vos ressources.

Approche personnalisée

Le DPO externe adapte ses services aux besoins spécifiques de votre secteur d’activité.

Économie de coûts

En mutualisant le DPO externe, vous bénéficiez d’un service expert à une fraction du coût d’un DPO interne.

Flexibilité

Le DPO externe intervient à la demande, que ce soit pour des besoins ponctuels ou pour une gestion continue.

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L'équipe Data Shield de Citizen Shield est à votre écoute.

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